Comunicação, transparência e produtividade são características que empresas e colaboradores devem possuir para atingir a alta performance, gerando assim melhores resultados financeiros, além de melhores índices de satisfação do cliente e desempenho da organização de modo geral.
Porém, a alta performance não é atingida de uma hora para outra. É preciso dedicação, mudança de hábitos e alinhamento de todos os colaboradores da empresa em prol do mesmo objetivo. E para que estes novos hábitos se fixem na rotina dos colaboradores, é necessário incentivar a mudança de forma constante e reforçar a sua importância.
Hacks para melhorar a produtividade
A produtividade está vinculada tanto à organização da instituição, quanto à organização pessoal do funcionário da empresa. Para isso, existem certos hacks para auxiliar na produtividade pessoal.
Hack de coleta
O hack de coleta consiste em reunir as informações necessárias de maneira eficaz e eficiente por meio de checklists, anotando todas as atividades para que elas não sejam esquecidas no exato momento em que elas vêm em sua mente.
A checklist possibilita uma maior flexibilidade e segurança de que nenhuma tarefa será esquecida. Nela deve-se anotar as tarefas a serem realizadas, as pessoas envolvidas, prazos, demais recursos necessários e outras informações relevantes.
Hack de agilidade
Alguns exemplos de hacks de agilidade são teclas que compõem atalhos nos sistemas de operação, como Windows e Office. Esses mecanismos contribuem para que não seja perdido um demasiado tempo executando ações básicas no computador.
Hacks de organização
Um hack de organização muito interessante e de fácil aplicação é a implementação de templates em documentos que garantem maior facilidade no preenchimento e efetuação da documentação a partir de uma estrutura mínima.
Outro exemplo são as mensagens padronizadas de e-mails que são configuradas para enviar independentemente do gênero do remetente, apenas deixando marcações de onde deve ser personalizado. Tal hack é muito indicado em áreas como RH em que se deve disparar muitos e-mails em casos de processos seletivos e comunicações gerais à organização.
Ferramentas facilitadoras
Para um trabalho mais produtivo, além da organização e melhoria da comunicação entre as áreas da empresa, a utilização de ferramentas são essenciais para a melhoria da produtividade.
Técnica de pomodoro
A técnica pomodoro consiste em dividir seu tempo disponível em blocos de tempo para trabalho com pequenas interrupções para lazer, afazeres ou necessidades fisiológicas. O método sugere blocos de 25 minutos com pausas entre eles de 5 a 10 minutos para se alongar um pouco, beber água, ou ir ao banheiro. E após o fechamento de um ciclo de 4 blocos de tempo, fazer uma pausa maior de até 1 hora voltada às atividades que demoram mais, como fazer uma refeição, ginástica laboral, entre outras atividades.
Tudo isso porque o cérebro é motivado por recompensas, momentos de descanso e prazer e enquanto ele está no bloco de trabalho ele se mantém focado.
Método Kanban
O método do Kanban é uma técnica visual que usa cartões de diferentes tipos de cores para organizar e definir tarefas. Essa metodologia pode ser usada na gestão de tempo, gerenciamento de projetos e no planejamento de atividades do dia a dia.
A construção de um Kanban é bem simples, ele consiste em um quadro que é dividido por grupos de tarefas que deve ser atualizado a cada mudança. Ele pode ser feito manualmente com post-its, cartões ou com um auxílio de softwares e aplicativos. Um ótimo site que já utiliza do Kanban em sua interface é o Runrun.it.
Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma metodologia de gestão de tempo que tem como objetivo auxiliar na priorização de tarefas. Essa técnica consiste na divisão de um quadro em quatro partes (da esquerda para a direita):
Importante, mas não urgente: são tarefas que podem serem feitas a longo prazo e a pessoa decide quando;
Não Importante, nem urgente: são tarefas que podem ser feitas depois ou serem eliminadas da lista;
Importante e urgente: são tarefas que devem ser feitas imediatamente;
Urgente, mas não importante: são tarefas que podem ser delegadas a outras pessoas).
Imagem 1: Matriz de Eisenhower.
Autor: OLIVEIRA, D (2019)
Google Calendar
O Google Calendar é mais completo do que muitas pessoas imaginam. Ele possui diversas formas de categorização das atividades, personalização com cores, padronização de horários e está ligado automaticamente na conta do seu Gmail e nos contatos do celular. Tal funcionalidade possibilita por exemplo, marcar no seu calendário um compromisso e adicionar as pessoas que estarão presentes, e as mesmas recebem e-mails lembrando do compromisso também.
Esta plataforma facilita muito a organização pessoal com relação a prazos e compromissos, bem como na organização empresarial, facilitando a comunicação e transparência.
Checklists
A elaboração de checklists é uma forma prática de melhorar a produtividade da vida pessoal e da empresa. O hábito de deixar de forma visual todas as atividades que compõem o dia é uma forma de administração do tempo e de ter sempre em mente quais são as tarefas e os compromissos.
Existem muitos aplicativos interessantes com o propósito de criar checklists. O Todoist, por exemplo, permite a classificação de acordo com prioridade e importância das tarefas, além de criar categorias para separar a vida pessoal da profissional. Aqui você terá acesso ao aplicativo.
Runrun.it
O Runrun.it é uma das ferramentas mais completas para o gerenciamento de atividades e gestão visual de uma empresa. Nele é possível adicionar todos os participantes de uma organização, criar quadros para as diferentes áreas da empresa e classificar quais colaboradores terão acesso às informações de determinados quadros.
Os quadros das empresas funcionam em formato kanban que facilitam muito a visualização das tarefas a serem realizadas, que estão sendo realizadas e as tarefas já concluídas.
Um grande diferencial da plataforma é a possibilidade de cronometrar o tempo que os usuários levam para executar determinadas atividades da empresa e também o tempo de reuniões. Esses dados geram gráficos para analisar a sobrecarga dos colaboradores e melhorar as expectativas de tempo e entrega dos deveres.
Estas são algumas dicas de como aumentar a produtividade e melhorar o desempenho da sua organização.
Autores: Rebeca Páschoa e Giulia Braga
Fontes: