Agilize seus projetos e reuniões com a metodologia SCRUM

Dentro do mundo corporativo muito se fala sobre novas metodologias ágeis para serem aplicadas no desenvolvimento de projetos externos e internos. Essas metodologias visam à otimização dos processos por meio do aumento da eficiência e rapidez da equipe responsável, além de um fator significativo e essencial: o valor entregue ao cliente.


Na gestão de projetos tradicional o foco é no planejamento, ou seja, o projeto inteiro é planejado antes da execução, do monitoramento e da fiscalização. Logo no início, informações como cronograma, riscos e recursos que serão demandados são preenchidos e estudados nos mínimos detalhes.


As metodologias tradicionais trazem algumas desvantagens, como por exemplo, imagine um cliente que contrata um projeto mas só vê o resultado na entrega final. Esse cliente pode não gostar do projeto, acarretando em um replanejamento para sanar os feedbacks trazidos por ele.


A gestão ágil de projetos é dirigido por valores e tem o foco em responder às mudanças rapidamente. Ela busca não entregar valor ao cliente apenas no resultado do projeto mas sim ao longo do projeto.


>> Veja também: Como manter uma rotina de trabalho remoto organizada


A metodologia SCRUM


O SCRUM é uma metodologia de adaptação, interatividade, rapidez, flexibilidade e eficiência. Ela foi projetada para fornecer um valor significativo de forma rápida durante todo o projeto, segundo o próprio SBOK™ Guide, o guia da metodologia.


Assim dizendo, o método consiste em dividir o projeto em diversos pequenos ciclos de entregas (chamados de Sprint), com reuniões frequentes e sempre buscando pensar na melhor forma de melhorar o processo rapidamente.


Construída sob 3 pilares: transparência, inspeção e adaptação, o SCRUM visa, em sua essência, ao conhecimento de toda a equipe sobre o projeto. Nessa metodologia, todo o tempo demandado deve ser inspecionado e regrado pela ferramenta time-boxing* (buscando agilidade e otimização) e o replanejamento, caso necessário, deve rápido e preciso.


Há também 6 princípios que norteiam toda a metodologia: controle de processos empíricos, auto-organização, colaboração, priorização baseada em valor, time-boxing e iterativo-incremental. Essas ferramentas podem ser estudadas com mais detalhes no SBOK™ Guide.


Para maior organização no Scrum temos papéis e responsabilidades das pessoas envolvidas e comprometidas, são eles: os papéis centrais (Dono do Projeto, Scrum Master e Equipe Scrum) e os papéis não-essenciais (usuários, parceiros, fornecedores, gestores e outras organizações, ou seja, pessoas que não estão diretamente comprometidas com o projeto).


O Dono do Produto é o representante do cliente e das pessoas interessadas à equipe Scrum. Ele define os requisitos do projeto, priorizando as necessidades, mantendo o backlog** atualizado e priorizado, determinando a data de entrega das atividades.


Backlog** é um conjunto de tarefas que compõem o período determinado (Sprint). Na metodologia essas tarefas devem vir com ordens de prioridade, bem como o prazo de entrega.


O Scrum Master é responsável por auxiliar todos da equipe a compreenderem e aderirem aos valores e práticas do Scrum. Além disso, também confere a ele estimular os envolvidos contra interferências externas para darem o melhor de si e impedir que a produtividade do time se abale.


A Equipe Scrum é a equipe funcional do produto, responsável por entregar todas as tarefas, estimar tempos e aprovar as necessidades do backlog que entrarão nas sprints. O grupo deve ser auto organizado e auto gerenciável para que tenha liberdade de tomar suas próprias decisões sem depender de autorização vinda do Dono do Produto e do Scrum Master.


As fases


Tendo uma definição geral da metodologia agora podemos explicar sobre as fases e princípios que envolvem o Scrum.

No início devemos criar a visão do projeto para definir as diretrizes, o objetivo, a justificativa do projeto, a descrição, os personagens envolvidos e seus respectivos papéis, as premissas e restrições, itens que não serão contemplados no desenvolvimento e os riscos preliminares (determinando a causa, risco e suas consequências). Para a elaboração do objetivo recomendamos a utilização da técnica SMART***.


A técnica SMART*** é uma metodologia para estruturar as metas do processo, contribuindo para que estes objetivos sejam específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e tenham um prazo para serem alcançadas (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time-based).


O backlog do produto são todos os épicos (histórias) a serem trabalhados durante o projeto para chegar ao resultado final, enquanto o backlog da sprint são os itens que serão trabalhados durante o Sprint, sendo este priorizado pelo Dono do Produto.


Os épicos são grandes histórias que devem ser quebradas (pelo dono do produto) em partes menores para executar nos sprints. Suponha que o diretor de uma escola tenha identificado uma vontade, por exemplo:


“Como um gestor da escola, eu quero poder realizar avaliação de desempenho dos professores para poder dar um bônus com justiça.”


No caso acima, embora pareça pontual, a equipe deve quebrar em pequenas histórias (backlog da sprint): Permitir o cadastro de categorias de avaliação, o cadastro de critérios de avaliação, o registro de avaliações, o envio de avaliações por e-mail, etc.


Ok, mas e o que é sprint? Estas são as interações cíclicas em que será mostrado ao cliente um pequeno valor, por exemplo a cada 2 ou 4 semanas. Ao final de cada sprint ocorre o que chamamos de produto ou incremento que seria a entrega de uma pequena parte do valor do projeto inteiro ou do produto ao cliente para que ele possa dar feedback e prosseguir a próxima sprint. Ou seja, um projeto que duraria 8 semanas se dividido em 4 sprints acarretaria em uma apresentação de valor ao cliente a cada 2 semanas, podendo este apresentar feedbacks para guiar a execução da equipe, e assim, guiar para a próxima sprint em um loop (como mostrado na imagem).


Dentro de cada sprint, além da execução normal do projeto, ocorre a reunião diária: o encontro da equipe para discutir o projeto e ficar a par do andamento do projeto. Normalmente estas reuniões têm um tempo pré-determinado de 15 minutos ou menos e são realizadas de pé para não perder o foco. Nela, a equipe deve responder 3 perguntas:


o O que fiz ontem para atingir o objetivo?

o O que vou fazer hoje?

o Dificuldades que podem atrapalhar a atingir o objetivo?


O Scrum Master é essencial nesta reunião para ser o facilitador e tirar do caminho possíveis dificuldades externas, mas quem deve ter voz ativa na reuniões para dar ritmo são os membros da equipe scrum.

A apresentação ao cliente no final da sprint deve ser para o Dono do Produto, que representa as partes interessadas, ou para o próprio cliente e respectivos parceiros. Nesta reunião serão apresentado alguns materiais informativos, se possível, mostrando ao cliente o produto/projeto. O papel do Dono do Produto nesta reunião é avaliar se o que foi produzido e se está de acordo com o que era esperado para validar a Sprint. Se reprovado, as histórias retornam para o backlog do produto e ficam disponíveis para serem incluídas em uma nova sprint.


Após a reunião, é realizada a retrospectiva do sprint, tendo como objetivo visualizar necessidades de adaptações no processo de trabalho, como Lições Aprendidas, apresentando o que deu certo, o que foi bom e deve ser mantido, e o que deve mudar. Além de uma avaliação interna entre os membros.


Na prática


Mas como podemos aplicar toda esta metodologia? Em que plataforma? Na parede?


Bom, ela pode ser aplicada de diversas formas, tanto no escritório de forma bastante visual e simples, quanto por plataformas como o Runrun.it, indicado pela Solumax Produção Júnior. A ferramenta além de facilitar o trabalho remoto também abre portas para aplicação do Scrum por meio da Caixa de Entrada que funciona como um backlog. Assim, haverá um repositório de tarefas que pode ser consultado facilmente e qualquer membro da equipe que estiver livre pode “puxar” para si aquela determinada tarefa. Um material muito bom para consultar como adaptar o processo Scrum na plataforma pode ser acessado clicando aqui!


Em resumo


Otimizar seus processos de execução para atrair e agradar o cliente é essencial para garantir uma boa qualidade do serviço. A gestão ágil Scrum tem como objetivo ser dirigido por valores a serem apresentados ao cliente por meio de sprints, responder a mudanças rapidamente e apresentar um produto que funciona, assim, agregando muito valor a sua empresa.


Autor: Victor Quinalhia


Parceria: Runrun.it





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